Facturation électronique obligatoire en Belgique : le point pour les PME

Depuis le 1er janvier 2026, un PDF envoyé par e-mail ne suffit plus pour facturer un autre professionnel en Belgique. Les entreprises assujetties à la TVA doivent échanger des factures électroniques structurées. Beaucoup de PME s'y sont mises au dernier moment. Voici où en est la situation et ce qu'il faut vérifier.

Qu'est-ce qu'une facture électronique structurée ?

Une facture électronique structurée n'est pas une image ou un PDF, mais un fichier de données (au format européen) que le logiciel de votre client peut lire automatiquement. En Belgique, l'échange passe par défaut par le réseau Peppol, une sorte de service postal numérique entre logiciels de facturation. Vous envoyez la facture depuis votre logiciel, et elle arrive directement dans celui de votre client.

Qui est concerné ?

L'obligation vise les factures entre entreprises établies en Belgique et assujetties à la TVA. Les factures adressées à des particuliers ne sont pas concernées, ni en principe celles adressées à des clients étrangers. Certaines catégories d'entreprises, par exemple sous des régimes TVA particuliers, ont des règles spécifiques. Vérifiez votre situation avec votre comptable.

Quelles amendes ?

Une période de tolérance a couru jusqu'à fin mars 2026 pour les entreprises qui avaient pris des mesures raisonnables. Elle est terminée. L'administration peut désormais infliger des amendes administratives à une entreprise qui ne peut pas émettre ou recevoir de factures électroniques : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour la deuxième et 5.000 euros à partir de la troisième.

Comment vous mettre en ordre ?

• Vérifiez votre logiciel : la plupart des logiciels de comptabilité et de facturation proposent aujourd'hui l'envoi et la réception via Peppol, parfois en option.
• Enregistrez-vous sur Peppol : votre entreprise doit être joignable sur le réseau, sinon vos fournisseurs ne peuvent pas vous envoyer leurs factures.
• Contrôlez vos données clients : numéros d'entreprise et de TVA corrects, sinon la facture n'arrive pas.
• Adaptez votre archivage : conservez les factures électroniques sous leur forme originale.
• Informez votre équipe : les personnes qui envoyaient des factures par e-mail doivent connaître la nouvelle procédure.

La prochaine étape : 2028

La facturation électronique n'est qu'une première étape. À partir de 2028, il est prévu que les données des factures soient également transmises à l'administration fiscale presque en temps réel (e-reporting). Les entreprises qui ont bien organisé leur facturation électronique aujourd'hui seront prêtes pour la suite.

Une occasion de simplifier

Bien mise en place, la facturation électronique fait gagner du temps : moins d'encodage, moins d'erreurs et des paiements souvent plus rapides. Si vous cherchez de l'aide, consultez les rubriques Logiciels, Informatique et services IT et Comptables et fiduciaires de Pages Annuaire.